Krankengeldzahlung vom Arbeitgeber: Die ersten 6 Wochen

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pflichten erfüllen, um den Anspruch auf die Entgeltfortzahlung sicherzustellen.

Wann zahlt der Arbeitgeber Krankengeld in den ersten 6 Wochen der Krankheit?

Der Arbeitgeber zahlt in den ersten sechs Wochen einer Arbeitsunfähigkeit kein Krankengeld, sondern leistet die sogenannte Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Erst danach springt die Krankenkasse mit dem Krankengeld ein. Diese Lohnfortzahlungspflicht gilt maximal für sechs Wochen je Krankheit.

Was bedeutet Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall genau?

Entgeltfortzahlung bedeutet, dass der Arbeitgeber das volle Gehalt oder den Lohn weiterhin bezahlt, obwohl der Arbeitnehmer wegen Krankheit nicht arbeiten kann. Dies gilt ab dem ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit und sichert den Beschäftigten ihr Einkommen bis zu sechs Wochen. Diese Regelung trägt dazu bei, finanzielle Engpässe während einer Krankheit zu verhindern. Der Begriff „Krankengeld Arbeitgeber“ wird häufig fälschlich für diese Zahlung genutzt, tatsächlich handelt es sich jedoch nicht um Krankengeld, sondern um Lohnausgleich durch den Arbeitgeber.

Welche Voraussetzungen muss der Arbeitnehmer erfüllen, um die Zahlung zu erhalten?

Damit der Arbeitnehmer Anspruch auf Entgeltfortzahlung hat, muss die Arbeitsunfähigkeit ärztlich bestätigt werden und unverzüglich dem Arbeitgeber mitgeteilt werden. Außerdem darf die Krankheit nicht selbstverschuldet oder bei einem Arbeitsunfall entstanden sein – hierfür greift die Unfallversicherung. Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass der Arbeitnehmer mindestens vier Wochen ununterbrochen im Betrieb beschäftigt sein muss. Bei wiederholter Krankheit durch dieselbe Ursache innerhalb von sechs Monaten kann die Entgeltfortzahlungspflicht ausnahmsweise entfallen, wenn der Arbeitgeber bereits für sechs Wochen gezahlt hat.

Wie lange gilt die Lohnfortzahlungspflicht des Arbeitgebers?

Die Lohnfortzahlungspflicht, häufig als „6 Wochen krank“ zusammengefasst, gilt grundsätzlich für eine Dauer von bis zu sechs Wochen pro Erkrankung. Bei chronischen oder wiederkehrenden Erkrankungen, die nahtlos aneinander anschließen, kann die Frist auf insgesamt 42 Kalendertage innerhalb von drei Jahren kumuliert werden. Nach Ablauf dieser Zeit übernimmt die gesetzliche Krankenkasse die Zahlungen in Form des Krankengeldes. Dieses beträgt etwa 70 % des Brutto- oder 90 % des Nettoentgelts, ist aber auf einen Höchstbetrag gedeckelt.

Wie erfolgt die Anzeige und der Nachweis der Arbeitsunfähigkeit gegenüber dem Arbeitgeber?

Die Arbeitsunfähigkeit muss dem Arbeitgeber unverzüglich gemeldet werden, damit dieser die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall leisten kann. Ein ärztliches Attest dient als Nachweis und ist in der Regel spätestens nach drei Kalendertagen vorzulegen.

Welche Fristen gelten für die Krankmeldung beim Arbeitgeber?

Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeit „unverzüglich“ anzuzeigen, was in der Praxis meist noch am ersten Krankheitstag erfolgen sollte. Das bedeutet, der Arbeitgeber muss direkt über den Ausfall informiert sein, idealerweise vor Arbeitsbeginn. Spätestens bis zum vierten Tag muss eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) vorliegen, die den Zeitraum und die Ursache der Erkrankung dokumentiert. Ohne dieses Attest kann der Arbeitgeber die Entgeltfortzahlung verweigern. In manchen Betrieben oder Tarifverträgen können strengere Fristen gelten, daher empfiehlt es sich, den individuellen Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarungen zu prüfen.

Wie unterscheiden sich die Pflichten bei der ersten und bei Folgeerkrankungen?

Bei der ersten Krankmeldung zu einer bestimmten Erkrankung gilt die normale Meldepflicht wie beschrieben. Bei Folgeerkrankungen – also einer erneuten AU wegen derselben Krankheit – muss der Arbeitnehmer ebenfalls unverzüglich informieren, aber der Arbeitgeber kann in der Folge strenger prüfen oder sogar eigene Nachweise verlangen. In manchen Fällen kann der Arbeitgeber die Lohnfortzahlung bei Folgeerkrankungen verweigern, wenn Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit bestehen, insbesondere wenn zwischen den Erkrankungen kein signifikanter Zeitraum liegt. Das gilt vor allem, wenn dieselbe Krankheit erneut auftritt und der Arbeitnehmer bereits länger als sechs Wochen krankgeschrieben war.

Beispiele für Fehler bei der Krankmeldung und deren Konsequenzen

Ein häufiger Fehler ist die verspätete Übermittlung der AU, etwa wenn das Attest erst nach der dritten Krankheitswoche eingereicht wird, obwohl die Frist von drei Kalendertagen gilt. In diesem Fall kann der Arbeitgeber die Lohnfortzahlung zurückhalten oder verweigern, bis der Nachweis vorliegt. Ein weiterer Fehler ist, die Erkrankung nicht unverzüglich am ersten Krankheitstag zu melden, was den Anspruch auf entgeltfortzahlung krankheit gefährdet. Ebenfalls problematisch ist die Verschleierung von Krankheitssymptomen oder die Vorlage gefälschter Atteste – dies kann arbeitsrechtliche Maßnahmen bis zur Kündigung zur Folge haben. Tipp: Arbeitnehmer sollten stets frühzeitig und transparent mit ihrem Arbeitgeber kommunizieren, um Missverständnisse zu vermeiden und den Anspruch auf Krankengeld Arbeitgeber-seitig sicherzustellen.

Wie berechnet sich die Höhe des Krankengeldersatzes durch den Arbeitgeber in den ersten 6 Wochen?

Der Krankengeldersatz durch den Arbeitgeber bemisst sich in den ersten sechs Wochen der Arbeitsunfähigkeit grundsätzlich anhand des fortzuzahlenden Durchschnittsverdienstes, wobei alle regelmäßig gezahlten Entgeltbestandteile berücksichtigt werden. Dabei erfolgt die Berechnung auf Bruttobasis, um die vollständige Entgeltfortzahlung sicherzustellen.

Welche Entgeltbestandteile werden berücksichtigt?

Für die Berechnung der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall zählen neben dem Grundlohn oder Gehalt sämtliche regelmäßigen und vertraglich vereinbarten Vergütungen. Das umfasst neben dem festen Monatsgehalt auch Zulagen, Schichtzuschläge, vermögenswirksame Leistungen sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld, sofern diese zur regelmäßigen Vergütung gehören. Einmalzahlungen wie Sonderprämien oder Bonuszahlungen fließen nur anteilig ein, wenn sie mehrfach im Jahr gezahlt werden und somit regelmäßig sind. Ziel ist es, die durchschnittliche Höhe des dem Arbeitnehmer tatsächlich zustehenden Entgelts zu erfassen, um eine vollständige Lohnfortzahlung zu gewährleisten.

Wie unterscheiden sich Brutto- und Nettoentgelt bei der Lohnfortzahlung?

Die Entgeltfortzahlung an den Arbeitnehmer während der ersten 6 Wochen erfolgt stets nach dem Bruttoentgelt, da Arbeitgeber das volle Gehalt inklusive aller Sozialversicherungsbeiträge zahlen. Das Krankengeld der Krankenkasse, das ab der siebten Krankheitswoche gezahlt wird, orientiert sich hingegen am Nettolohn, da es oft geringer ausfällt und keine Sozialversicherungsbeiträge berücksichtigt. Für Arbeitgeber entsteht daher in der Lohnfortzahlungsphase ein höherer Aufwand, da sie weiterhin Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge zur Sozialversicherung übernehmen müssen. Wichtig ist, dass der Arbeitnehmer in diesen sechs Wochen keine Gehaltseinbußen erleidet, da das Bruttoentgelt vollständig fortgezahlt wird.

Gibt es Unterschiede bei teilzeitbeschäftigten oder befristeten Arbeitsverhältnissen?

Teilzeitbeschäftigte erhalten Krankengeldersatz vom Arbeitgeber auf Grundlage ihres individuellen durchschnittlichen Bruttolohns, der sich anteilig zur geleisteten Arbeitszeit berechnet. Das gilt auch für geringfügig Beschäftigte. Befristete Arbeitsverträge beeinflussen die Berechnung grundsätzlich nicht, solange das Arbeitsverhältnis besteht und eine Arbeitsunfähigkeit vorliegt. Allerdings endet der Anspruch auf Entgeltfortzahlung bei Vertragsende, was etwa bei befristeten Arbeitsverhältnissen zu beachten ist. In der Praxis tritt dann eventuell schneller die Krankenkasse mit ihrem Krankengeld ein. Wichtig für Arbeitgeber ist, bei befristeten und Teilzeitverträgen die vertraglich vereinbarten Entgeltbestandteile genau zu überprüfen, um Fehlberechnungen zu vermeiden.

Für weiterführende Informationen zur Entgeltfortzahlung bei Krankheit empfiehlt sich die Webseite der Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) sowie die offizielle Seite der Deutschen Krankenhausgesellschaft, die praxisnahe Hinweise für Arbeitgeber bereithält.

Wie kann sich der Arbeitgeber die Aufwendungen für die Entgeltfortzahlung erstatten lassen?

Arbeitgeber können die Kosten der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall durch die sogenannte Umlage U1 zurückerhalten, die über eine Umlagekasse abgerechnet wird. Hierbei wird ein fester Beitragssatz gezahlt, der je nach Unternehmensgröße variiert und dessen Erstattung einen standardisierten Verwaltungsprozess erfordert.

Was ist die Umlage U1 und wie funktioniert sie?

Die Umlage U1 ist ein gesetzliches Erstattungsverfahren für Arbeitgeber in Deutschland, das die finanziellen Belastungen durch Entgeltfortzahlung bei Krankheit teilweise abfedert. Arbeitgeber zahlen einen Umlagebeitrag an ihre zuständige Krankenkasse oder eine externe Umlagekasse, der meistens als Prozentsatz vom Bruttoentgelt aller Mitarbeiter berechnet wird. Im Krankheitsfall erstattet die Krankenkasse daraufhin einen festgelegten Anteil der gezahlten Lohnfortzahlung zurück. Dieses System schützt insbesondere kleinere und mittlere Betriebe vor hohen Einzelausfällen und sorgt für eine solidargemeinschaftliche Verteilung der Kosten.

Welche Erstattungsquoten sind üblich und wie unterscheiden sie sich nach Unternehmensgröße?

Die Höhe der Erstattung richtet sich nach der Unternehmensgröße sowie der gewählten Umlagevariante. Kleinere Unternehmen profitieren von höheren Erstattungssätzen, die je nach Krankenkasse und Tarif zwischen 70 % und 90 % der fortgezahlten Entgelte liegen können. Größere Betriebe erhalten oft niedrigere Erstattungssätze von etwa 40 % bis 60 %, da ihre finanzielle Belastung als geringer eingeschätzt wird. Zudem sind die Beitragssätze zur Umlage U1 für kleine Unternehmen höher – häufig im Bereich von 1,0 % bis 3,5 % des Bruttoentgelts –, während größere Unternehmen geringere Prozentsätze entrichten müssen. Dieses Staffelmodell fördert insbesondere die Entlastung kleinerer Arbeitgeber, die oft weniger Rücklagen bilden können.

Welche administrativen Schritte sind notwendig, um eine Erstattung zu erhalten?

Um die Erstattung der Umlage U1 zu beantragen, muss der Arbeitgeber die Krankmeldung des Mitarbeiters zeitnah bei der Krankenkasse einreichen und die Lohnfortzahlung nachweisen. In der Regel erfolgt die Abrechnung jährlich über die Lohnabrechnungssysteme, die spezifische Nachweise und Formularvorlagen bereitstellen. Wichtig ist, dass die Arbeitsunfähigkeit des Mitarbeiters lückenlos dokumentiert wird, da fehlerhafte oder verspätete Meldungen zur Ablehnung der Erstattung führen können.

Insgesamt hilft das Umlagesystem U1 Arbeitgebern dabei, die durch entgeltfortzahlung krankheit entstehenden Kosten zumindest teilweise auszugleichen und so die finanzielle Stabilität, insbesondere in den ersten 6 Wochen krank, zu sichern. Weitere Informationen zu gesetzlichen Vorgaben und aktuellen Beitragssätzen finden sich auf den Websites der deutschen GKV-Spitzenverband und der jeweiligen Krankenkasse.

Welche aktuellen Änderungspläne und Fallstricke sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer beachten?

Die jüngsten Reformen der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) verändern die Krankengeldzahlung und Lohnfortzahlung erheblich. Arbeitgeber sollten insbesondere auf neue Regelungen bei Folgeerkrankungen, Teilkrankschreibungen und die Handhabung von Urlaub während des Krankengeldbezugs achten, um rechtliche Fallstricke zu vermeiden.

Was ändert sich durch die jüngsten GKV-Reformen für die Krankengeldzahlung?

Die GKV-Reformen bringen mit der Einführung der Teilkrankschreibung eine flexible Anpassung der Krankengeldzahlung mit sich. Arbeitnehmer können künftig zeitweise teilweise arbeitsfähig sein und dennoch Krankengeld erhalten, wenn sie Teilzeiten krankgeschrieben sind. Dies stellt Arbeitgeber vor neue organisatorische Herausforderungen bei der Lohnabrechnung und Einsatzplanung. Zudem wird die Krankengeldzahlung stärker an die tatsächliche Arbeitsfähigkeit gekoppelt, wodurch eine eindeutige Abstimmung zwischen Arzt, Arbeitnehmer und Krankenkasse immer wichtiger wird.

Wann darf der Arbeitgeber die Lohnfortzahlung bei Folgeerkrankungen verweigern?

Neu ist die Möglichkeit, dass der Arbeitgeber bei einer Folgeerkrankung den Anspruch auf die Entgeltfortzahlung durch ihn für maximal weitere sechs Wochen verweigern kann. Voraussetzung ist, dass es sich um dieselbe Ursache handelt oder die Krankheit in engem Zusammenhang mit der vorherigen Erkrankung steht. Dies wirkt sich besonders bei länger andauernden Erkrankungen oder saisonalen Erkrankungen wie Grippe aus. Arbeitnehmer, die vor kurzem schon krankgeschrieben waren und erneut krank werden, müssen genau prüfen, ob die Krankmeldung als Folgeerkrankung anerkannt wird.

Was gilt für Urlaub während der Arbeitsunfähigkeit und dem Krankengeldbezug?

Grundsätzlich verhindert eine Arbeitsunfähigkeit den Urlaubsanspruch nicht. Das Bundesurlaubsgesetz sieht vor, dass Urlaubstage, die aufgrund einer Krankschreibung während der geplanten Urlaubszeit entfallen, nicht als genommen gelten. Anspruch auf Erholungsurlaub bleibt also bestehen. Während des Bezugs von Krankengeld durch die Krankenkasse ist der Arbeitnehmer weiterhin arbeitsunfähig und kann Urlaub nicht nehmen. Erfolgt eine Urlaubsnahme trotz Arbeitsunfähigkeit oder Krankengeldbezug, drohen rechtliche und finanzielle Konsequenzen.

Ein häufiges Missverständnis ist, dass Urlaub automatisch während des Krankengeldbezugs genommen werden kann. Arbeitgeber sollten in solchen Fällen klären, ob die Urlaubsplanung mit dem Status der Arbeitsunfähigkeit vereinbar ist, um Konflikte und Nachforderungen zu vermeiden.

Fazit

Die Zahlung von Krankengeld durch den Arbeitgeber in den ersten sechs Wochen sichert Arbeitnehmern eine finanzielle Basis bei Krankheit und ermöglicht gleichzeitig eine stabile Zeit zur Genesung. Für Beschäftigte ist es entscheidend, ihre Pflichten wie die unverzügliche Krankmeldung und die Vorlage eines ärztlichen Attests einzuhalten, um den Anspruch auf Entgeltfortzahlung zu wahren.

Arbeitgeber sollten zudem ihre Informationspflichten klar kommunizieren und Prozesse für die Krankmeldung strukturieren, um unnötige Verzögerungen zu vermeiden. Wer diese Grundlagen kennt und beachtet, kann im Krankheitsfall Stress reduzieren und finanzielle Unsicherheiten besser vermeiden.

Quellen

• Deutschen Krankenhausgesellschaft (dkgev.de)
• GKV-Spitzenverband (gkv-spitzenverband.de)